So läuft die Zusammenarbeit mit Ihrer Assistentin
Sie möchten Arbeitsbereiche gerne outsourcen, können sich aber eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz noch nicht vorstellen? Kein Problem, wir erklären Ihnen, wie ein gewöhnlicher Arbeitsalltag aussehen kann.
- 1 · Auftrag
Beschreiben Sie den Auftrag schriftlich und möglichst genau. Mündlich geht auch – dann bitten Sie nach ein bis zwei Stunden um einen Zwischenstand.
- 2 · Anforderungen
Je ausführlicher Sie die Aufgabe beschreiben, desto besser kann Ihre Assistentin sie ausführen.
- 3 · Deadline
Setzen Sie eine Deadline – ein Datum oder bei Bedarf auch eine Uhrzeit.
- 4 · Zwischenstand
Einen Zwischenstand einzufordern, ist am Anfang vorteilhaft. Prüfen Sie ihn und geben Sie Feedback.
- 5 · Max. Zeitaufwand
Optional. Reicht die Zeit nicht, erhalten Sie die Zwischenergebnisse und entscheiden, ob weitergearbeitet oder abgeschlossen wird.
- 6 · Senden an
Zum Schluss senden Sie die Aufgabe an Ihre virtuelle Assistenz.
Wege und Erreichbarkeit
Für Briefings, Ergebnisse und alles, was schriftlich festgehalten werden soll.
MS Teams
Für kurze Rückfragen und die Zusammenarbeit im Team.
Werktags
Ihre Assistentin ist unter der Woche erreichbar, am Wochenende nach Absprache.
Was ist eine virtuelle persönliche Assistentin?
Virtuelle Assistenten führen mit Hilfe von PC, Internet und Headset Arbeiten fur Kunden aus. Man kann an die Assistenten fast alle Arbeiten delegieren, die keine persönliche Anwesenheit beim Kunden erfordern. Dank dem Internet kann man viele Tätigkeiten von jedem Ort der Welt ausführen. VPAs werden z. B. in den USA seit vielen Jahren von Kunden nachgefragt. Für Existenzgründer sind VPAs eine sehr gute Unterstützung beim Unternehmensaufbau. Man kann Routineaufgaben, aber auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren.
Selbstständige und Angestellte mit viel Stress delegieren ihre privaten und beruflichen Aufgaben an Virtuelle Assistenten. Die Überalterung und die schrumpfende deutsche Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter bereitet immer mehr Unternehmen Probleme bei der Abarbeitung von eingehenden Bestellungen.
Outsourcing wird daher wichtiger.
Man sollte sich auf seine wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren.
Virtuelle Assistenten helfen Aufträge bzw. Bestellungen fristgerecht abzuarbeiten.
Zu den o. g. Vorteilen von Virtuellen Persönlichen Assistenten kommt noch die hilfreiche Unterstützung bei Ihrer Abwesenheit (Krankheit, Kur und Urlaub).
Möchten Sie mit einer virtuellen Assistentin zusammenarbeiten, weist der Prozess viele Gemeinsamkeiten mit der Arbeit mit einer lokal ansässigen Assistentin auf. So läuft die Arbeit mit einer VPA üblicherweise ab:
VPA: Endlich mehr Zeit für das Wesentliche
Schon seit rund 25 Jahren sind virtuelle Assistenten in den USA als Unterstützer im unternehmerischen und im privaten Alltag verbreitet. Auch in Deutschland greifen seit einigen Jahren immer mehr Unternehmer und Privatpersonen auf ihre VPA zurück, um sich von Routine- und Alltagsarbeiten zu befreien und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens zu haben, sei es für die Kernkompetenz des Unternehmens oder für das Familienleben.
So läuft die Arbeit mit einer VPA ab
Mit einer virtuellen Assistentin arbeiten Sie ähnlich zusammen wie mit einer Kollegin vor Ort. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Sie ausschließlich Arbeiten delegieren können, die nicht die persönliche Anwesenheit Ihrer Assistentin erfordern. Blumen gießen und Kaffee kochen klappen eher nicht, wohl aber Auswertungen, Telefonservices, Internetrecherchen, Unterstützung im Büro, Reisebuchungen und vieles mehr.
So dürfen Sie sich den Ablauf mit der Zusammenarbeit einer Assistentin vorstellen:
- Sie beschreiben die zu delegierende Aufgabe (am besten schriftlich) und übersenden Ihrer Assistentin das Briefing samt Zeitvorgaben. Hierfür verwenden Sie überwiegend Medien wie Internet, E-Mail, Skype oder Telefon.
- Sie sprechen mit Ihrer Assistentin den genauen Ablauf ab und vereinbaren ggf. Zwischenlieferungen zur Vorabkontrolle der Ergebnisse
- Sie erhalten die Ergebnisse zurück, prüfen sie und verwenden sie direkt weiter.
Weitere Infos zum alltäglichen Ablauf mit unseren eAssistenten finden Sie hier.