Organisation

Büromanagement: Die Organisation im Griff

Was bedeutet Büromanagement eigentlich? Im Grunde sind damit die Fäden gemeint, die alles im Unternehmen zusammenhalten. Der Blick über das Ganze, die helfende Hand, das Organisationstalent.

Welche Aufgaben umfassen die Büromanagement-Tätigkeiten?

Allgemein gehören alle bürowirtschaftlichen Aufgaben zum Portfolio einer virtuellen Assistentin. Welche Aufgaben im Einzelnen dazu zählen, hängt vor allem von der Größe des Unternehmens ab. Büromanagement-Tätigkeiten umfassen viele Bereiche, die als zeitintensiv gelten und mit täglichen Aufwand einhergehen.

Denken Sie einmal an die nette Dame, die Sie bei einem Besuch einer großen Firma zum Konferenzraum begleitet hat. Oder der zuvorkommende Mitarbeiter bei der Bank, der die Planungen seines Vorgesetzten perfekt im Kopf hat und Ihnen spontan einen Termin geben kann. Büromanagement-Tätigkeiten umfassen viele Bereiche, die als zeitintensiv gelten und mit dem täglichen Aufwand einhergehen. In den meisten Fällen bilden sie folgenden Umfang:

• Koordination und Planung von Terminen
• Korrespondenz zu Kunden, Dienstleistern, Partnern oder intern
• Vorbereitung von Besprechungen oder kleinen Konferenzen
• Verfassen von Protokollen (Transkription)
• Erstellung von Präsentationen
• Planung und Buchung von Dienstreisen
• Betreuung von Kunden
• Unterstützung anderer Abteilungen

Das Aufgabengebiet ist vielfältig und schwankt also je nach Größe und Arbeitsaufkommen eines Unternehmens. Unsere virtuellen Assistenten unterstützen Sie in allen Bereichen. Ob per Telefon oder über E-Mail - der Support für Ihre Kunden und Mitarbeiter ist jederzeit gegeben.

Welche Skills sind für diese Tätigkeiten erforderlich?

Aufgrund des hohen Pensums müssen Organisations- und Planungstalent gegeben sein, um die Einhaltung von Terminen gewährleisten zu können. Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit sind unerlässlich, sodass keine zusätzliche Belastung entsteht. Eine strukturierte Arbeitsweise und der tägliche Umgang mit dem Telefon und dem Mailsystem sind Voraussetzungen für eine erfolgreiche Arbeit.

Diese Fähigkeiten und entsprechende Erfahrung bringen unsere virtuellen Assistenten mit und bieten Ihnen somit eine professionelle Unterstützung für Ihre anfallenden Aufgaben.

Sprechen Sie uns an, gemeinsam schauen wir, welche Themen übernommen werden können.

Vorbereitende Buchhaltung für den absoluten Durchblick

Sämtliche Zahlungen, Buchungen und Belege laufen in der Buchhaltung zusammen und werden sortiert, bearbeitet und entsprechend archiviert. Ein großer Aufwand, welcher zum Monats- und Jahresabschluss seinen Höhepunkt findet.

Viele kleine Unternehmen oder Selbstständige, die auf keine Abteilung und somit Unterstützung zurückgreifen können, stehen früher oder später im Chaos. Die vorbereitende Buchhaltung ist nicht nur zeitintensiv, sondern erfordert zudem Software, in der alle Daten erfasst werden. Nur so geht nichts verloren und kann für den Abschluss übersichtlich gespeichert werden. Je nach Größe des Unternehmens fallen sämtliche Bereiche wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Bilanzbuchhaltung und Finanzbuchhaltung an.

Buchhaltung outsourcen und mehr Zeit gewinnen

Um Ihnen mehr Zeit zu ermöglichen und den aufwendigen administrativen Part zu ersparen, sind unsere virtuellen Assistenten für Sie da. Die Erfassung von Belegen, das Buchen und Bezahlen von Rechnungen und Reisekosten sind Bereiche der Buchhaltung, die wir Ihnen abnehmen können. Selbstverständlich sind die virtuellen Assistenten mit den gängigen Software-Systemen vertraut und stehen Ihnen auch gerne beratend zur Seite, wenn Sie noch keine nutzen sollten und auf der Suche sind.

• Beispiel 1: Die Liquidität eines Unternehmens hängt auch von einer regelmäßigen Rechnungsstellung ab. Übertragen Sie Erstellung und Verbuchung Ihrer Rechnungen doch einfach an Ihre virtuelle Assistenz.

• Beispiel 2: Hin und wieder kann es vorkommen, dass einer Ihrer Kunden nicht rechtzeitig überweist. Eine erfahrene virtuelle persönliche Assistentin übernimmt nicht nur den Versand von Mahnbescheiden, sondern auf Ihren Wunsch hin auch die Einleitung des Mahnverfahrens.

• Beispiel 3: Falls Sie oder Ihre Mitarbeiter beruflich viel unterwegs sind, spielen Reisekostenabrechnungen eine wichtige Rolle. Bei vielen Selbständigen bleiben Sie bis zum Ende des Geschäftsjahres liegen. Übergeben Sie diese wichtige Aufgabe Ihrer virtuellen Assistenz.

Ob Existenzgründer, Start-up, Handwerksbetrieb oder selbständiger Freiberufler – ohne Buchhaltung geht es nicht. Wenn Sie den stressigen Endspurt zum Geschäftsjahresende vermeiden wollen, helfen wir Ihnen, die Möglichkeiten einer Unterstützung zu definieren und Sie zu entlasten.

Geschäftsreisen effizient planen

Für fast jedes Unternehmen sind Geschäftsreisen ein Thema. Ob kurze Trips in einer andere Stadt oder Fernreisen - die Bandbreite ist groß. Grundsätzlich ist eine Geschäftsreise jegliche berufsbedingte Tätigkeit, die der Arbeitnehmer außerhalb seiner normalen Arbeits- und Wohnungsumgebung ausübt. Die Dauer dieser Aufenthalte ist dabei unerheblich.

Für die Planung einer Geschäftsreise gibt es einige Punkte zu beachten. Folgende Fragen müssen beantwortet werden:

• Wer ist der Mitarbeiter?
• Wann und wie lange findet die Geschäftsreise statt?
• Wohin geht es?
• Wie soll gereist werden?
• Ist eine Übernachtung notwendig?
• Welche Termine stehen vor Ort an?
• Wie soll sich der Mitarbeiter vor Ort fortbewegen?
• Welche Ansprechpartner gibt es und wie sind sie zu erreichen?
• Welche Verpflegungsmöglichkeiten gibt es?

Je nach Zweck der Geschäftsreise können die Fragen und erforderlich einzuholenden Informationen variieren. In jedem Fall gilt es, sich frühzeitig mit der Organisation zu beschäftigen und die Planung zu beginnen. So besteht die Option, Rabatte in Anspruch zu nehmen oder Anpassungen vorzunehmen.

Gesonderte Termine wie Veranstaltungen zu dem Zeitpunkt sind ebenfalls einzukalkulieren. Darüber hinaus müssen auch die Buchungsdaten und alle gesammelten Daten rechtzeitig an den Mitarbeiter übergeben werden.

Unsere virtuellen Assistenten sind in der Planung von Geschäftsreisen geübt und können dank ihrer Erfahrung effizient und zuverlässig agieren.

Geschäftsreisen in Zeiten von Corona

Selbstverständlich machen unsere virtuellen Assistenten auch mit den aktuellen Vorschriften für Geschäftsreisen vertraut und können Sie hinsichtlich der Buchung von Flügen, Zugfahrten, Hotels und Einreisebeschränkungen der Länder beraten.

Sie haben Fragen zur Zusammenarbeit? Sprechen Sie uns gerne an.